tips memanfaatkan waktu

Sebuah tim yang sedang mengemban tugas ataupun proyek tertentu, tentunya harus bisa memanfaatkan waktunya dengan baik. Namun seringkali sebuah tim kehilangan fokus dan kurang memfokuskan pada hal-hal strategis. Hasilnya, pengambilan keputusan jadi tertunda, sehingga menghabiskan sumber daya, kesempatan yang hilang bahkan menyia-nyiakan investasi yang sudah dibuat.

Bagaimana tim Anda bisa memanfaatkan waktu dengan baik? Berikut ini adalah serangkaian tips pendek:
Strategi dan Operasional Terpisah
Buat rapat terpisah untuk membahas hal-hal yang bersifat stratejik, sehingga agenda tim tidak akan mengganggu operasional harian. Bank raksasa asal Belanda ABN Amro misalnya, para direksinya menyisihkan waktu sekitar sejam per bulan untuk membahas strategi, dan sebagian besar waktu rapat ditujukan ntuk membahas detail-detail operasional harian. Namun perubahan pada pasar membutuhkan fokus yang lebih. Sehingga dewan direksi menyisihkan waktu lebih banyak untuk mengatur strategi, umumnya sekitar 10 jam per bulan.

Fokus pada Keputusan, bukan Diskusi
Dalam mengambil keputusan, tingkatkan selalu kualitas dan kecepatan tim Anda. Misalnya, dalam mendistribusikan materi sebelum rapat dimulai. Rinci mengapa partisipan harus membaca materi tersebut, apakah sekedar informasi, diskusi, debat atau mengambil keputusan? Sehingga partisipan siap untuk menghadapi rapat dan membahas isu yang benar-benar penting.

Prioritaskan Agenda Penting
Beri prioritas terhadap agenda rapat Anda sesuai dengan dampak dari masing-masing isu terhadap nilai jangka panjang perusahaan. Bicarakan isu-isu yang penting saja, dan delegasikan isu yang nilainya lebih rendah ke level organisasi yang lebih rendah Di Roche, misalnya, perusahaan farmasi asal Swiss, CEO Frans Humer menciptakan ?decision agenda? yang terdiri dari 10 kesempatan dan masalah yang paling penting yang dihadapi oleh perusahaan. Pemimpin melakukan update secara regular terhadap agenda tersebut dengan mengukur nilai dari setiap isu dan menghabiskan setengah dari waktu rapat untuk membahas sepuluh item tersebut. Proses ini kemudian berhasil mentransformasi kualitas dan kecepatan dari pengambilan keputusan strategis dari Roche.

Disiplin dengan Jadwal
Buat jadwal yang jelas dan mendetail mengenai kapan dan bagaimana partisipan mengambil keputusan mengenai isu penting dan siapa yang akan menyetujui strategi final. Misalnya di Cardinal Health, distributor bidang medis, manajer seniornya acapkali bertanya pada dirinya sendiri. ?Kapan keputusan ini diambil?? dan memastikan bahwa mereka sudah mengambil keputusan pada waktu yang ditentukan sebelumnya. Hasilnya? Analisa yang tidak berlebihan dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Evaluasi Alternatif Keputusan
Evaluasi alternatif yang ada sebelum menyetujui strategi tertentu. Hal ini mendorong tim untuk memilih keputusan yang terbaik dari yang ada. Dengan mendebat strategi, bank asal Inggris Lloyd TSB memutuskan untuk keluar dari pasar internasional dan menggandakan 40 kali lipat nilai pasarnya antara 1983 hingga 2001.

Konsisten dengan Keputusan
Setelah menyetujui dengan apa yang diputuskan pada rapat, maka rinci sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk mengeksekusi strategi, misalnya waktu, SDM hingga jumlah dana, serta perkirakan hasil financial yang diharapkan.